Goldman, direktur Allan Jones Aquatic Center, dan Gross, direktur manajemen acara untuk Tennessee Athletics, biasanya berpisah pada hari kerja biasa. Goldman mengawasi operasi sehari-hari Allan Jones Aquatic Center, sementara Gross menangani operasi di belakang layar pada acara olahraga rumahan. Namun keduanya mulai merencanakan acara seperti ini lebih dari setahun sebelum menimbulkan kehebohan.
Sebelum kesepakatan apa pun dapat dibuat, keduanya harus memahami dengan siapa mereka berencana melakukan hal tersebut. Ini mungkin tidak terlihat banyak di atas kertas, tetapi menambahkan semua anggota untuk kejuaraan konferensi akan menjadi hal yang luar biasa.
Pada turnamen yang digelar pada 16-21 Februari tersebut, jumlah tim yang diikuti lebih dari 300 atlet dan stafnya, 20 ofisial renang dan 12 ofisial selam, serta sejumlah reporter, awak media, pelajar, dan relawan.
Begitu keduanya mengetahui siapa mereka, mereka mulai membuat rencana perhotelan untuk transportasi, penginapan, makanan dan parkir, selain dari kompetisi. Di lokasi, mereka juga harus memastikan bahwa semua tim memiliki wilayah operasinya masing-masing selama turnamen berlangsung.
Keduanya mencoba menemukan cara untuk memberi tim akses sebanyak mungkin ke proses yang biasa mereka lakukan. Hal ini berarti menyediakan area untuk latihan, pemulihan, pertemuan dan menonton pertandingan selama kompetisi.
“Dibutuhkan keterampilan yang luar biasa untuk bekerja sama dengan cara yang hebat, dan dibutuhkan keteraturan yang luar biasa,” kata Goldman. “Kalau dilihat dari seluk beluknya, jumlah pelajar dan mahasiswa sekaligus atlet, jumlah tenaga yang harus diawasi, jumlah bidang yang harus dipenuhi, itu semua harus siap.”
Tennessee adalah satu dari hanya empat sekolah dalam konferensi tersebut yang memiliki kapasitas untuk menjadi tuan rumah kejuaraan renang dan menyelam. Persyaratan untuk acara tersebut termasuk bahwa fasilitas tuan rumah harus menyediakan tempat duduk untuk setidaknya 1.200 penonton dan 12 jalur pemanasan dan pemanasan untuk digunakan selama kompetisi aktif. Tuan rumah juga harus dapat menyediakan sejumlah ruang dek kepada setiap tim selama seminggu.
Allan Jones Aquatic Center dengan mudah memenuhi kebutuhan ini dengan tempat duduk hingga 1.800 kipas angin dan ruang dek untuk 2.000 orang tambahan, staf tim, dan personel lainnya.
Goldman mengatakan departemennya memiliki hubungan khusus dengan Rekreasi Kampus UT yang memungkinkan mereka menggunakan fasilitas renang selama Kejuaraan SEC.
“Kami beruntung dalam hubungan yang kami miliki dengan kehidupan siswa dan pusat rekreasi siswa karena memiliki akses ke jalur-jalur di sana, yang menempatkan kami jauh di depan (fasilitas lainnya),” kata Goldman. “Kami memiliki 17 kemungkinan jalur pelatihan dan itu karena kemitraan yang sangat positif yang kami miliki dengan Student Aquatic Center.”
Aspek unik dari menjadi tuan rumah kejuaraan ini adalah peluang yang dapat diberikan oleh Tennessee. Kesuksesan acara ini dijamin oleh tim relawan dan mahasiswa yang kuat dan bekerja keras.
Sekitar 75 relawan bekerja sepanjang waktu setiap hari untuk memastikan turnamen berjalan lancar. Relawan berperan penting dalam semua bidang operasi, termasuk pendaftaran, keramahtamahan, distribusi statistik, mendukung atlet antar ronde, dan penyerahan penghargaan.
Turnamen ini memberikan kesempatan kepada relawan dari segala usia untuk mendapatkan pengalaman langsung dalam menjalankan acara besar. Pesertanya berkisar dari siswa sekolah dasar yang pertama kali merasakan bekerja di bidang olahraga hingga siswa saat ini yang ingin memajukan karir profesional mereka.
Goldman memuji kolaborasi dengan profesor kampus dan organisasi nirlaba Visit Knoxville dalam membantu merekrut sukarelawan untuk menjalankan acara tersebut.
“Kami memiliki hubungan kerja yang baik dengan Rob Hardin dan kelompok manajemen olahraga di kampus. Separuh berasal dari daftar mahasiswanya dan separuh lainnya berasal dari Visit Knoxville,” kata Goldman.
Acara ini menawarkan lebih dari sekedar kesempatan bagi pelajar-atlet. Terima kasih kepada hampir 400 pelajar-atlet, keluarga mereka, penggemar, media dan sukarelawan, acara ini menghasilkan pendapatan $3,7 juta untuk bisnis di seluruh kota Knoxville selama seminggu.
“Saya pikir ini cara yang keren untuk melihat bagaimana peristiwa tersebut juga membantu membentuk apa yang terjadi di Knoxville,” kata Goldman.
Setelah acara tahun ini berakhir, kejuaraan akan dimainkan di tiga lokasi tambahan di SEC sebelum kembali ke Tennessee dalam beberapa tahun. Sementara itu, Tennessee akan terus menggunakan Allan Jones Aquatic Center untuk kompetisi perguruan tinggi dan non-perguruan tinggi.
Acara tersebut termasuk menjadi tuan rumah Kejuaraan Renang dan Menyelam ASUN dan kompetisi Renang AS di musim panas saat Tennessee tidak menggunakan kolam renang.
Meskipun acara ini saat ini menjadi fokus orang-orang seperti Goldman dan Gross, perencanaan untuk Kejuaraan SEC berikutnya telah dimulai.
“Kami berharap dapat melakukannya lagi dalam empat tahun,” kata Goldman. “Itu akan ada di sini sebelum kamu menyadarinya.”
